Sistem Informasi Manajemen 1# - Resume BAB 7

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 7

PENGEMBANGAN SISTEM

PENDEKATAN SISTEM

Pencarian asal muasal proses pemecahan masalah secara sistematis mengarah pada John Dewey, seorang professor ilmu filosofi di Columbia University. Dalam sebuah buku di tahun 1910, Dewey mengidentifikasikan tiga rangkaian pertimbangan yang terlibat dalam pemecahan sebuah kontroversi secara memadai :

1.      Mengenali kontroversi

2.      Mempertimbangkan klaim-klaim alternative

3.      Membentuk satu pertimbangan

Urut-Urutan Langkah

Meskipun banyak uraian mengenai pendekatan system mengikuti pola dasar yang sama, namun jumlah langkahnya dapat bervariasi. Upaya definisi terdiri atas pengidentifikasian masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

Upaya Persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dikerjakan secara berurutan. Selain itu, langkah-langkah ini dapat terjadi selama jangka waktu yang lama—dimulai dari sekarang, dalam mata kuliah ini.

LANGKAH 1 – MELIHAT PERUSAHAAN SEBAGAI SUATU SISTEM

Hal ini dapat terlaksana dengan mempergunakan model system umum dari Bab 2 sebagai pola, Seharusnya dapat melihat bagaimana perusahaan atau unit organisasi sesuai dengan model.

LANGKAH 2 – MENGENAL SISTEM LINGKUNGAN

Hubungan antara perusahaan atau organisasi dengan lingkungannya juga merupakan suatu hal yang terpenting.

LANGKAH 3 – MENGIDENTIFIKASI SUBSISTEM PERUSAHAAN

Manajer juga dapat melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai subsistem. Subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan terhubung oleh arus informasi maupun keputusan.

Manajer juga dapat menggunakan arus sumber daya sebagai dasar untuk membagi perusahaan menjadi subsistem-subsistem.

Ketika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu system dari subsistem-subsistem yang berada di dalam suatu lingkungan, maka suatu orientasi system telah tercapai.

Upaya Definisi

Upaya definisi biasanya dirangsang oleh suatu pemicu masalah (problem trigger)-suatu sinyal yang menandakan bahwa keadaan berjalan lebih baik atau lebih buruk dari yang direncanakan.

Kita mendefinisikan suatu masalah sebagai suatu kondisi atau kejadian yang merugikan atau berpotensi merugikan atau menguntungkan atau berpotensi menguntungkan bagi perusahaan.

Manajer atau seseorang di dalam unit manajer mengidentifikasikan masalah atau gejalanya. Setelah masalah teridentifikasi, manajer dapat menghubungi seorang analis system untuk membantunya dalam memahami masalah.

LANGKAH 4 – MELANJUTKAN DARI TINGKAT SISTEM KE TINGKAT SUBSISTEM

Sistem ini dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Analisis kemudian dilanjutkan menuju ke bawah hierarki system, tingkat demi tingkat. Manajer pertama kali mempelajari posisi system sehubungan dengan lingkungannya. Apakah system dalam keadaan seimbang dengan lingkungannya? Selanjutnya, manajemen menganalisis system dilihat dari subsistem-subsistemnya.

Tujuan dari analisis dari atas ke bawah ini adalah untuk mengidentifikasi tingkat system dimana terdapat penyebab terjadinya masalah.

LANGKAH 5 – MENGANALISIS BAGIAN-BAGIAN SISTEM DALAM URUT-URUTAN TERTENTU

Urut-urutan ini ditampilkan dalam Figur 7.3 yang mencerminkan prioritas dari masing-masing unsur di dalam proses pemecahan masalah.

          
UNSUR 1 – MENGEVALUASI STANDAR

Standar kinerja bagi suatu system biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota.

    
UNSUR 2 – MEMBANDINGKAN OUTPUT SISTEM DENGAN STANDAR

Setelah manajer merasa puas dengan standar-standarnya, mereka lalu mengevaluasi output system dengan membandingkan pada standar.

UNSUR 3 – MENGEVALUASI MANAJEMEN

Diberikan satu penilaian kritis atas manajemen dan struktur organisasi system.

UNSUR 4 – MENGEVALUASI PROSESOR INFORMASI

Ada kemungkinan terdapat tim manajemen yang baik, namuk tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang ia butuhkan.

UNSUR 5 – MENGEVALUASI INPUT DAN SUMBER DAYA INPUT

Ketika analisis pada system di tingkat ini telah tercapai, system konseptual tidak lagi menjadi masalah, dan masalah terdapat pada system fisik.

UNSUR 6 – MENGEVALUASI PROSES TRANSFORMASI

Prosedur-prosedur dan praktik-praktik yang tidak Efisien dapat menimbulkan kesulitan dalah mengubah input menjadi output.

UNSUR 7 – MENGEVALUASI SUMBER DAYA OUTPUT

Dalam menganalisis Unsur 2, kita dapat memberikan perhatian pada outpu yang diproduksi oleh system.

Upaya Solusi

Upaya solusi melibatkan suatu pertimbangan atas alternative-alternatife yang layak, pemilihan alternaitf terbaik, dan implementasinya.

LANGKAH 6 – MENGIDENTIFIKASIKAN SOLUSI-SOLUSI ALTERNATIF

Manajer mengidentifikasi cara-cara yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama.

LANGKAH 7 – MEGEVALUASI SOLUSI-SOLUSI ALTERNATIF

Semua alternative harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik satu alternative akan memecahkan masalah.

LANGKAH 8 – MEMILIH SOLUSI YANG TERBAIK

Setelah mengevaluasi alternative-alternatif, kita harus memilih alternative yang terbaik. Henry Mintzberg, seorang teoretikus manajemen, mengidentifikasikan tiga cara yang dilakukan manajer dalam memilih alternative yang terbaik :

·         Analisis – Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, dengan mempertimbangkan konsekuensinya pada sasaran Organisasi. Contohnya adalah Presentasi.

·         Pertimbangan – Proses mental dari seorang manajer. Sebagai contoh, seorang manajer produksi akan menerapkan pengalaman dan intuisinya dalam mengevaluasi tata ruang sebuah pabrik baru yang diusulkan oleh suatu model matematis.

·         Tawar-menawar – Negosiasi di antara beberapa manajer. Satu contoh adalah tawar-menawar yang terjadi di antara para anggota komite eksekutif sehubung dengan system manajemen basis data mana yang akan digunakan.

LANGKAH 9 – MENGIMPLEMENTASIKAN SOLUSI

Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi yang terbaik.

LANGKAH 10 – MENINDAKLANJUTI UNTUK MEMASTIKAN KEFEKTIKAN SOLUSI

Manajer dan para pengembang hendaknya tetap mengawasi situasi untuk memastikan bawah solusi yang dipilih telah mecapai hasil yang direncanakan.

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pendekatan system merupakan sebuah metodologi. Metodologi adalah satu cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Pendekatan system adalah metodologi dasar dalam memecahkan segala jenis masalah.

SDLC TRADISIONAL

Tahapan-tahapan tersebut adalah :

·         Perencanaan

·         Analisis

·         Desain

·         ImplementasI

·         Penggunaaan

Proyek direncanakan dan sumber-sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan kemudian disatukan. Sistem yang ada juga dianalisis untuk memahami masalah dan menentukan persyaratan fungsional dari system yang baru.

Karena pekerjaan-pekerjaan diatas mengikuti satu pola yang teratur dan dilaksanakan dengan cara dari atas ke bawah, SDLC tradisional sering kali disebut sebagai pendekaran air terjun (waterfall approach).

Figur 7.4 mengilustrasikan sifat melingkar dari siklus hidup. Ketika sebuah system telah melampaui masa manfaatnya dan harus diganti, satu siklus hidup baru akan dimulai, dengan diawali oleh tahap perencanaan.

Mudah bagi kita untuk melihat bagaimana SDLC tradisional dapat dikatakan sebagai suatu aplikasi dari pendekatan system. Masalah akan didefinisikan dalam tahap-tahap perencanaan dan analisis.

PROTOTYPING

Meskipun sulit untuk membantah SDLC tradisional dengan diungkapkannya tahapan-tahapan diatas secara logis, metode ini masih memiliki kelemahan. Dasar pemikirannya adalah membuat prototype secepat mungkin, bahkan dalam waktu semalam.

Jenis-Jenis Prototipe

Terdapat dua jenis prototype : evolusioner dan persyaratan. Prototipe evolusioner (evolutionary prototype) terus-menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas yang dibutuhkan pengguna dari system yang baru. Oleh karena itu, suatu prototype persyaratan tidak selalu menjadi system actual.

Pengembangan Prototipe Evolusioner Figur 7.5 menunjukan empat langkah dalam pembuatan suatu prototype evolusioner. Empat langkah tersebut adalah :

1.      Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

2.      Membuat satu prototype

3.      Menentukan apakah prototype dapat diterima

4.      Menggunakan prototype

Pengembangan Prototipe Persyaratan Figur 7.6 menunjukan langkah-langkah yang terlibat dalam pembuatan sebuah prototype persyaratan.

Langkah-langkah berikutnya adalah sebagai berikut :

5.      Membuat kode system baru

6.      Menguji system baru

7.      Menentukan apakah system yang baru dapat diterima

8.      Membuat system baru menjadi system produksi

Daya Tarik Prototyping

Pengguna maupun pengembang menyukai prototyping karena alasan-alasan dibawah ini :

·         Membaiknya komunikasi antara pengembang dan pengguna

·         Pengembang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menentukan kebutuhan pengguna

·         Pengguna memainkan peranan yang lebih aktif dalam pengembangan system

·         Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha yang lebih sedikit dalam mengembangkan system

·         Implementasi menjauh lebih mudah karena pengguna tahu apa yang diharapkan

Potensi Kesulitan dari Prototyping

Prototyping bukannya tidak memiliki potensi kesulitan. Kesulitan-kesulitan tersebut antara lain :

·         Terburu-buru dalam menyerahkan prototype dapat menyebabkan diambilnya jalan pintas dalam definisi masalah, evaluasi alternative dan dokumentasi.

·         Pengguna dapat terlalu gembira dengan prototype yang diberikan

·         Prototipe evolusioner bias jadi tidak terlalu efisien

·         Antarmuka computer-manusia yang diberikan oleh beberapa alat prototyping

PENGEMBANGAN APLIKASI CEPAT

Satu metodologi yang memiliki tujuan yang sama dengan prototyping yaitu memberikan respons yang cepat atas kebutuhan pengguna, namun dengan lingkup yang lebih luas adalah RAD.

RAD adalah kumpulan strategi, metodologi, dan alat terintegrasi yang terdapat didalam suatu kerangka kerja yang disebut rekayasa informasi. Rekayasa informasi (information engineering-IE) adalah nama yang diberikan Martin kepada keseluruhan pendekatan pengembangan sistemnya, yang ia perlakukan sebagai suatu aktivitas perusahaan secara menyeluruh.

Figur 7.7 mengilustrasikan siklus hidup RAD menurut Martin, yang menunjukan banyaknya upaya yang dikeluarkan oleh baik pengguna maupun spesialis informasi.

Unsur-unsur Penting RAD

RAD membutuhkan empat unsur penting : manajemen, orang, metodologi, dan alat :

·         Manajemen

·         Orang

·         Metodologi

·         Alat-alat

PENGEMBANGAN BERFASE

Satu metodologi pengembangan system yang dewasa ini digunakan oleh banyak perusahaan adalah kombinasi dari SDLC tradisional, prototyping, dan RAD – dengan mengambil fitur-fitur yang terbaik dari masing-masing metodologi.

Tahap-tahap Pengembangan Berfase

Enam tahap pengembangan berfase diilustrasikan dalam Figur 7.8

·         Investigasi Awal : Para pengembang, termasuk pengguna dan juga spesialis informasi.

·         Analisis : Pengembang menganalisis persyaratan fungsional pengguna

·         Desain : Pengembang merancang komponen dan antarmuka dengan system-sistem lain

·         Konstruksi Awal : Pengembang membuat dan menguji peranti lunak dan data

·         Konstruksi Akhir : Peranti lunak modul diintegrasikan untuk membentuk system yang lengkap

·         Pengujian dan  Pemasangan system : Pengembang merancang dan melaksanakan uji system yang tidak hanya mencakup peranti lunak dan data

Fase-Fase Modul

Figur 7.9 mengilustrasikan bagaimana fase-fase modul terintegrasi ke dalam pengembangan system. Dalam contoh ini, system telah dibagi menjadi tiga modul utama : Pembuatan Laporan, Basis Data dan Antarmuka Web.

DESAIN ULANG PROSES BISNIS

Teknologi informasi mengalami kemajuan dengan sangat cepat, dan organisasi perlu mengambil keuntungan dari kemajuan-kemajuan ini. Sistem meliputi system-sistem yang memproses data perusahaan maupun system-sistem yang melakukan fungsi-fungsi dasar, seperti mengebor untuk mencari minyak dan memproduksi satu bagian manufaktur.

Inisiasi Strategis Proyek-Proyek BPR

BPR memiliki potensi pengaruh dramatis pada perusahaan dan operasinya hingga proyek-proyek seperti ini biasanya dicetuskan ditingkat manajemen strategis. Figur 7.10 menunjukan bahwa proyek-proyek seperti ini dipicu oleh suatu masalah atas peluang.

Rekayasa Terbaik

Rekayasa Terbaik (reverse engineering) berasal dari intelijen bisnis. Perusahaan sejak dulu selalu mengikuti produk-produk para pesaingnya dengan cara membeli sampel dan membongkarnya untuk melihat bagaimana produk tersebut bekerja.

Sebagaimana penggunaanya di dalam komputasi, rekayasa terbalik adalah proses menganalisis system yang sudah ada untuk mengidentifikasi unsur-unsur dan saling keterhubungan di antara unsur-unsur tersebut sekaligus untuk membuat dokumentasi pada tingkat abstrak yang lebih tinggi dari pada yang telah ada saat ini.

Titik awal dalam rekayasa terbalik sebuah system adalah kode komputernya, yang diubah menjadi dokumentasi.

Rekayasa Ulang

Rekayasa Ulang (reengineering) adalah merancang ulang sebuah system seluruhnya dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya. Akan tetapi, ini bukanlah pendekatan yang “bersih”, karena pengetahuan dari system yang ada saat ini tidak sepenuhnya diabaikan.

Pemilihan Komponen-Komponen BPR

Komponen-komponen BPR dapat diterapkan secara terpisah atau digabung, tergantung pada tingkat kemungkinan yang dicari. Kombinasi yang tepat akan tergantung pada kondisi system yang ada saat ini jika dilihat darisegi fungsionalitas dan sifat teknisnya. Figur 7.11 menunjukkan kedua pengaruh ini.

MENEMPATKAN SDLC TRADISIONAL, PROTOTYPING, RAD, PENGEMBANGAN BERFASE DAN BPR DALAM PERSPEKIF

SDLC tradisional, prototyping, RAD, dan BPR semuanya adalah metodologi. Semuanya adalah cara-cara yang direkomendasikan dalam mengembangkan system informasi. SDLC tradisional adalah suatu penerapan pendekatan system terhadap masalah pengembangan system.

Prototyping merupakan bentuk singkatan dari pendekatan system yang berfokus pada definisi dan pemenuhan kebutuhan pengguna.

RAD merupakan suatu pendekatan alternative terhadap fase-fase desain dan implementasi SDLC. Kontribusi utama yang diberikan oleh RAD adalah kecepatan untuk dapat menggunakan system, yang tercapai terutama melalui penggunaan alat-alat berbasis computer dan tim-tim proyek khusus.

Pengembangan Berfase menggunakan SDLC tradisional sebagai kerangka kerja dasar dan menerapkan pada sebuah proyek dengan cara modular yang menggunakan alat-alat dan konsep tim khusus yang sama dengan yang dilakukan di RAD.\

Istilah BPR digunakan untuk pendekatan yang memanfaatkan penggunaan teknologi ini sepenuhnya.

ALAT-ALAT PENGEMBANGAN SISTEM

Pendekatan system dan berbagai siklus hidup pengembangan system adalah metodologi – cara-cara yang direkomendasikan dalam memecahkan masalah-masalah system.

Menyadari bahwa pola-pola tertentu kerap kali terjadi akan meningkatkan kemampuan pengembang untuk membuat sekumpulan persyaratan system yang lengkap sebagai satu cara untuk menghilangkan atau mengurangi adanya kemungkinan kegagalan system.

Pendekatan yang Dipicu oleh Data dan Dipicu oleh Proses

Selama tahun-tahun awal pengembangan sisten computer, praktis hamper seluruh perhatian diberikan ke proses-proses yang akan dikerjakan oleh computer, sebagai kebaikan dari data yang akan dipergunakan.

PEMODELAN PROSES

Pemodelan proses pertama kali dilakukan dengan menggunakan diagram alur (flowchart). Diagram ini mengilustrasikan aliran data melalui system dan program.

Diagram arus data sangat baik untuk membuat model proses pada tingkat ringkasan. Akan tetapi, diagram arus data kurang baik dalam menangkap detail-detail pemrosesan.

Diagram Arus Data

Suatu diagram arus data (data flow diagram-DFD) adalah penyajian grafis dari sebuah system yang mempergunakan empat bentuk symbol untuk mengilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling tersambung.

Suatu terminator digambarkan di DFDdalam bentuk kotak atau persegi panjang, yang diberi label dengan nama unsur lingkungan tersebut.

Suatu terminator dapat berupa :

·         Orang, seperti seorang manajer, yang menerima laporan dari system.

·         Organisasi, seperti departemen lain dalam perusahaan atau perusahaan lain.

·         Sistem lain yang memiliki antarmuka dengan system.

Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output.

Arus Data terdiri atas sekumpulan unsur-unsur data yang berhubungan secara logis (mulai dari satu unsur data tunggal hingga satu file atau lebih) yang bergerak dari satu titik atau proses ke titik atau proses yang lain.

Penyimpanan Data menyimpan data kerena suatu alasan tertentu, maka kita akan menggunakan penyimpanan data. Dalam terminology DFD, penyimpanan data adalah suatu gudang data. Banyakanlah penyimpanan data sebagai “data yang beristirahat”.

Diagram Arus Data Bertingkat (Leveled Data Flow Diagram) Figur 7.12 mengidentifikasi proses-proses utama system. Proses utama system ini disebut diagram nomor 0 (figure 0 diagram).

Diagram Konteks (Context Diagram) menempatkan system dalam suatu konteks lingkungan. Diagram ini terdiri atas satu symbol proses tunggal yang melambangkan keseluruhan system.

Kasus Penggunaan

Kasus penggunaan (use case) adalah suatu uraian naratif dalam bentuk kerangka dari dialog yang terjadi antara system printer dengan system sekunder.

Operator entri data memasukkan data pesanan penjualan ke dalam stasiun kerja Data pesanan meliputi :

·         Nomor pelanggan

·         Nomor barang

·         Jumlah barang

Program entri pesanan mengakses file induk untuk memverifikasi keakuratan :

·         Nomor pelanggan

·         Nomor barang

Panduan Kasus Penggunaan

Beberapa panduan untuk membuat sebuah kasus penggunaan dalam format ping-pong disajikan dalam Figur 7.16

Kapan Menggunakan Diagram Arus Data dan Kasus Penggunaan

Diagramarus data dan kasus penggunaan sering kali dibuat selama tahap-tahap investigasi awal dan analisis dari metodologi pengembangan berfase.

MANAJEMEN PROYEK

Proyek-proyek pengembangan system yang pertama dikelola oleh manajer unit TI, dengan dibantu oleh manajer dari analisis system, pemograman, dan operasi

Ketika system memiliki nilai strategis atau pengaruhnya meliputi keseluruhan organisasi, direktur utama atau komite eksekutif perusahaan dapat memutuskan untuk mengawasi sendiri proyek pengembangan tersebut.

Steering Committee SIM

Ketika sebuah perusahaan membentuk satu steering committee dengan tujuan untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputasi perusahaan, maka nama steering committee SIM akan digunakan.

Steering committee SIM menjalankan tiga fungsi utama :

·         Menciptakan kebijakan

·         Melakukan pengendalian fiscal

·         Menyelesaikan perselisihan

Kepemimpinan Proyek

Steering committee SIM jarang ikut terlibat langsung dengan detail pekerjaan. Tanggung jawab itu jatuh ke tangan tim proyek. Tim proyek meliputi semua orang yang ikut berpartisipasi dalam pengembangan system informasi.

Mekanisme Manajemen Proyek

Dasar dari manajemen proyek adalah rencana proyek, yang dibuat selama tahap investigasi awal ketika metodologi pengembangan berfase diikuti.

Dukungan Web bagi Manajemen Proyek

Selain system manajemen proyek berbasis peranti lunak seperti Microsoft Project, dukungan juga dapat diperoleh dari Internet.

MENGESTIMASI BIAYA PROYEK

Mengestimasi waktu dan uang yang dibutuhkan untuk mengembangkan sebuah system telah lama menjadi satu tugas yang menantang. Akan tetapi, lambat laun telah diciptakan banyak metode yang dapat digunakan untuk mengestimasikan biaya dan jadwal proyek.

Input Pengestimasian Biaya

Sebuah work breakdown structure (WBS) mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas proyek yang akan membutuhkan sumber daya. Contoh WBS adalah grafik Gantt dan diagram jaringan.

Alat-Alat dan Teknik Estimasi Biaya

Estimasi analogis (analogous estimating) menggunakan biaya actual proyek-proyek serupa yang telah dilakukan dimasa lalu sebagai dasar untum memproyeksikan biaya dari proyek yang sedang dipertimbangkan.

Output Pengestimasian Biaya

Estimasi biaya dibuat untuk seluruh sumber daya yang dibebankan ke proyek dan biasanya dinyatakan dalam unit-unit keuangan yang berlaku, seperti Dolar atau Euro.

Rencana manajemen biaya (cost-management plan) menjelaskan bagaimana varians biaya akan dikelola.